Ilmu Teknologi dalam Manajemen Perkantoran

 Ilmu Teknologi dalam Manajemen Perkantoran

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Dalam teknologi informasi seperti ini kemudahan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi sangatlah penting dapat dilihat dari semakin berkembangnya teknologi internet dan jaringan. Sekarang ini internet merupakan suatu kebutuhan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi.

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work)  berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work). Di era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran  berkembang sangat pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif  bagi ketenagakerjaan, prosedur kerja, dan hasil kerja dalam dunia  perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga memberikan dampak negatif yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.

Berikut adalah manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya  perkembangan teknologi: 

1. Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu : a. Peningkatan mutu tenaga kerja  b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja  c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai 
2. Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu : a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan b. Menyederhanakan prosedur kerja/memperpendek mata rantai  penyelesaian pekerjaan c. Memperlancar pekerjaan d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan. 
3. Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu : a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor  b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan c. Memenuhi standar mutu tertentu d.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor. Di samping memberikan dampak positif, dengan adanya  perkembangan teknologi perkantoran juga memberikan dampak negatif yang umumnya sangat dirasakan terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya adalah sebagai  berikut : 1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran 2. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrampilan tertentu. 3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan  pemborosan. 4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya. 5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan  produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1.       Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

2.       Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3.       Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman  surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4.       Tata Laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.